Международный университет природы, общества и человека
«Дубна»

Кафедра экологии и наук о Земле

Н.В.Короновский

Как сделать доклад, чтобы добиться успеха у слушателей?

МОСКВА-ДУБНА
2000

Что легко ? - «Давать советы другим».

ФАЛ ЕС - один из 7 древнегреческих мудрецов

РЕКОМЕНДАЦИИ

авторам устных и стендовых докладов
(для студентов, аспирантов и научных сотрудников).

Уважаемые коллеги!

Всем Вам приходится неоднократно выступать с докладами и сообщениями на различных научных конференциях, совещаниях, симпозиумах, при защите курсовых и дипломных работ. Успех Вашего выступления зависит не только от того, как Вы его докладываете и как иллюстрируете. В настоящее время все большую популярность приобретают стендовые доклады, как очень выгодная форма для обмена своими идеями с другими слушателями.

К сожалению, манера выступать, способы иллюстрации материала, их качество, а иногда и полное отсутствие графики, резко снижают качество выступления. Нередко более важным представляет как сказать, нежели что сказать.

Всему надо учиться, в том числе и выступлению с докладами, как устными, так и стендовыми. За рубежом существует большое количество разнообразных рекомендаций, пособий и указаний по этому поводу. У нас в России они почти отсутствуют или большинству неизвестны.

Приняв простые рекомендации подготовки и выступлений на устных и стендовых докладах Вы сможете существенно улучшить их качество, а, следовательно, и повысить свой научный авторитет.

УСТНЫЕ ДОКЛАДЫ

Речь нуждается в захватывающем начале и убедительной концовке. Задачей хорошего оратора является максимальное сближение этих двух вещей.

Гилберт Кийт ЧЕСТЕРТОН /1874-1936/ английский

писатель

В подавляющем большинстве случаев на конференциях, симпозиумах, защитах курсовых и дипломных работ время для доклада колеблется от 10 до 20 минут и гораздо реже 25-30 минут. За отпущенное время в 15-20 минут вполне можно донести до слушателей содержание Вашего сообщения, особенно если оно будет хорошо иллюстрировано и скомпановано. Отсюда вытекают несколько основных положений доклада:

1. содержательность;

2. хорошее представление; четкая, не очень быстрая и не очень медленная речь;

3. логически последовательное изложение материала и хорошо построенная композиция доклада;

4. необходимое и достаточное количество графики, слайдов и пленок;

5.хорошее качество графики и ее наглядность. Рассмотрим эти положения.

1. Содержательность. В любом докладе можно донести без ущерба для понимания слушателей только одну главную мысль. Доклад - это сжатое, концентрированное изложение какой-то идеи, новых данных и т.д. Не рекомендуется "разбрасываться" в стороны от основной проблемы. Все в докладе должно работать на разъяснение главной мысли.

2. Представление. Устная форма представления доклада обязывает автора убедить слушателей своей речью в достоверности материала и защищаемых выводов. Поэтому выступая, надо смотреть на слушателей, убеждая их не только речью, но и взглядом. Исследования показали, что выполнение только этой рекомендации на 10-15% повышает эффективность доклада.

Совершенно недопустимо читать доклад, особенно скороговоркой. Это сразу же практически полностью отключает внимание слушателей.

Во время выступления Вы не должны терять контроля над аудиторией. Не ведите себя как "глухарь на току", который ничего не видит и никого не слышит, кроме себя. Убедитесь, что слушатели Вас понимают. Для этого нужно смотреть им в глаза, даже если это большой зал, а не на доску или демонстрируемую пленку, она ведь лежит у Вас перед глазами на панели оверхеда, а изображение сзади Вас. Поэтому показывайте ручкой или карандашом на пленке, а не машите рукой на экран, отворачиваясь при этом от аудитории.

Для более быстрой ориентации слушателей в той проблеме, которую Вы хотите изложить, в самом начале своего доклада продемонстрируйте аудитории 3-4 основные положения Вашего доклада, каждое из которых должно содержать 5-6 слов.

3. Последовательность. Доклад рекомендуется строить таким образом, чтобы четко выделялись:

1) постановка задачи, проблемы и т.д.;

2) фактический материал;

3) выводы.

На формулировку выводов следует обратить особое внимание, т.к. слушатели лучше всего воспринимают фразы, сказанные в конце доклада.

Как бы Вам не хотелось сказать побольше, помните, что 15 минут доклада - это объем 3-х страниц машинописного текста. Любое увеличение количества слов. скороговорка, желание втиснуть в эти рамки дополнительную информацию приводят к обратному эффекту. Не жалейте времени на разработку построения наиболее убедительной композиции доклада и на репетицию выступления. Всему надо учиться и вырабатывать навыки. Хорошо выступать - это большое искусство, им надо овладеть. Самое неприятное, что нередко случается на докладах, это перебор времени, когда ведущий останавливает докладчика, а последний вынужден скомкать выступление. Эффективность доклада снижается при этом более, чем в 2 раза.

4-5. Иллюстрации. Доклад без иллюстративного материала в наше время невозможен. Помните, что зрение -это одно из главных чувств человека и если он запоминает 20-30% услышанного, то увиденного и услышанного более 50%. Наивно думать, что слушатель способен усвоить 100% Вашего сообщения. В самом лучшем случае этот процент не поднимается выше 70%. Поэтому наглядность одно из важнейших условий успеха.

Наиболее распространенными аппаратами для демонстрации графики являются проектор для стандартных слайдов и оверхед для показа с прозрачных пленок. Важно правильно рассчитать количество демонстрируемой графики. Запомните хорошо выверенное правило; на 15 минут доклада предельно допустимо 7 слайдов или 7 пленок. Большее количество не будет принято во внимание аудиторией и Вы только потеряете время на их демонстрацию. Это число иллюстраций не взято с "потолка", а подтверждено практикой. Так что отнеситесь к рекомендации серьезно.

Когда говоришь без всякого плана, сам не отгадаешь, куда приведет тебя речь.

Н.Г.ЧЕРНЫШЕВСКИЙ

Следующая проблема: как и что изображать на слайдах и пленках.

1) Не перегружайте деталями рисунки, карты, схемы, чертежи. Они должны быть максимально просты и наглядны.

2) Помните, что цветное изображение на 20% информативнее черно-белого.

3) Пользуйтесь только качественными иллюстрациями, т.к. если чертеж плохой, то оверхед лишь ярче высветит все его недостатки.

4) Используйте рисунки одного формата и примите во внимание, что горизонтальное изображение более информативно, нежели вертикальное.

5) На каждом рисунке или чертеже должна присутствовать только одна главная мысль.

6) Избегайте текстовых иллюстраций. При ограниченном лимите времени никто не будет в состоянии прочесть длинные фразы. В самых необходимых случаях текстовая часть иллюстрации не должна превышать 3-4 фраз, состоящих из 5-6 слов.

7) Особенно раздражает аудиторию демонстрация какой-либо очень сложной карты, схемы, многочисленных стратиграфических колонок, больших таблиц, особенно цифровых, которые, к тому же. сменяются через несколько секунд, а докладчик при этом бодро говорит: "Как видно на этой карте...". Быстро сменить слайд или пленку можно только в том случае, если изображена простая и понятная картина, которую аудитория воспринимает с такой же скоростью.

Докладчик должен понять, что изображать на пленке или слайде рекомендуется ровно столько, сколько слушатель способен усвоить максимум за 30 секунд. Всегда ставьте себя на место слушателя и то, что интересно Вам, совсем не обязательно интересно ему.

8) Ритм и темп доклада можно регулировать, включая и выключая оверхед или проектор. Когда Вы их выключаете, то внимание слушателей сразу же переключается на Вас.

Искусство любого сообщения или доклада состоит в том, чтобы донести до слушателей его содержание в понятной, интересной и привлекательной форме. Учитывая рекомендации, сделанные выше, успех Вашего выступления будет обеспечен. Не пренебрегайте тренировкой.

СТЕНДОВЫЕ ДОКЛАДЫ

В пять минут можно изложить самую сложную мысль. Сначала подавайте короткой фразой главную суть. На это потратьте минуту. Потом давайте комментарии и цифры. На это — три-четыре минуты.

А. К. ГАСТЕВ-специалист по НОТ.

Стендовые доклады завоевывают все большую популярность на совещаниях и конференциях. Наличие стенда с ллюстрациями и рядом стоящего автора, позволяет распросить его в деталях и получить ответы от него на все вопросы, что невозможно сделать на устном докладе. Однако, успех стендовых докладов определяется целым рядом факторов, знание которых и безусловное уважение к ним обязательны для докладчиков.

Содержание доклада. Стендовый доклад, как и устный, требует четкого определения предмета доклада, т.е. той главной цели, которую Вы хотите донести до слушателей. Эта цель может быть только одна и на ней должен быть сконцентрирован весь материал. Чем больше проблем Вы отобразите в стендовых материалах, тем меньшее внимание они привлекут. Стендовый доклад - это, по существу, реклама Вашей работы, поэтому он должен быть кратким, понятным и привлекательным. Красиво выполненный стенд уже одним своим внешним видом привлекает к себе внимание.

Композиция материалов стенда. Как правило, размеры стендов не превышают 2,5 х 1,5 м, большие их размеры уже создают трудность для восприятия материала слушателями. Поэтому докладчику необходимо решить несколько задач.

1. Требования к графике.

Основной смысл стендового доклада заключается в том, чтобы слушатель смог его быстро понять без всяких объяснений со стороны автора. Это определяет требования к графике, которая должна быть :

A) цветной,

Б) визуально привлекательной,

B) простой и не загроможденной деталями, Г) расположенной в определенной последовательности, Д) содержать минимальное количество текста. Рассмотрим эти требования.

А, Б. Графические материалы должны быть выполнены в цвете, т.к. в этом случае их информативность повышается на 15-20% по сравнению с черно-белыми. Цвета предпочтительнее яркие, броские, но не аляповатые и подобранные в определенной гамме, привлекая слушателей чисто визуально.

В. Необходимо соблюдать требование к простоте и наглядности графики. И именно оно почти никогда не выполняется авторами стендовых докладов. Графика к стендовому докладу должна изготавливаться специально и это следует особо подчеркнуть. Она должна быть не перегружена деталями, наглядна и визуально привлекательна. Слушатель имеет возможность быстро и без пояснений понять рисунок, схему, профиль и другие виды графики, а для этого их необходимо упрощать, выделяя самое существенное и отсекая второстепенное.

Ваша графика одним своим внешним видом должна привлекать внимание слушателей. Блеклые, невыразительные стенды намного проигрывают перед яркими иллюстрациями.

Наиболее распространенной ошибкой авторов является размещение на стендах трудночитаемых геологических и других карт. схем сопоставления стратиграфических разрезов, выполненных в традиционной манере или многочисленных круговых диаграмм, например, ориентировки трещин и т.д. Помещать стратиграфические колонки или схемы их корреляции на стенд конечно можно, но колонки должны быть упрощены и ярко раскрашены, а линии корреляции более жирными, чем обычно.

Не жалейте времени на подготовку графики и Ваши труды окупятся высокой оценкой слушателей.

Г. Как расположить графический материал? Это важная проблема и существуют несколько способов ее решения.

Современная аудитория хочет, чтобы оратор говорил так же просто, как в личной беседе, и вообще в такой же манере, как-будто он беседует с одним человеком.

Дейл КАРНЕГИ

1-ый способ заключается в последовательной нумерации рисунков, как показано на рис. 1 . Взгляд слушателя скользит по цифрам, считывая последовательную информацию. Первый рисунок должен вводить в проблему, а последний - давать ее решение, т.е. он несет функцию выводов. Наиболее важная на Ваш взгляд информация должна располагаться в центре стенда.

2-ой способ отличается от первого тем, что последовательность осмотра графики изображается стрелками, как прямыми, так и изогнутыми ( рис. 2).

Иллюстрации не должны заполнять все пространство стенда. Между ними необходимо оставить свободное пространство. Это улучшает восприятие материала на 15%. Стремление поместить как можно больше графики, всегда работает не в пользу докладчика. Фотографии должны быть цветными и очень четкими. Приветствуется компьютерная графика, лучше цветная и контрастная.

Д. Следует внимательно отнестись к текстовой части стендового доклада. Объем такой информации должен быть минимальным. В верхней части стенда необходимо располагать заголовок, написанный большими буквами.

Название доклада должно сразу привлекать к себе внимание. Полезно в 3-4-х предложениях, состоящих из 5-6 слов сформулировать основные положения доклада. Графика должна сопровождаться заголовками. Совершенно не эффективно помещать какие-либо тексты, напечатанные на машинке. Как правило, их никто читать не будет,т.к. они требуют внимания и осмысления. Все буквы должны хорошо читаться с расстояния в 1,5 м, поэтому их размер не может быть меньше 0,5-1 см. Шрифт следует выбирать простой, без завитушек и не наклонный. Учтите, что любой шрифт лучше воспринимается не на белом, а на светлом окрашенном фоне.

Выполнение перечисленных выше рекомендаций будет способствовать Вашему успеху, а успех обеспечивается знанием предмета доклада и тщательной, заблаговременной подготовкой материала.

Автор благодарит А. И. Полетаева за помощь в подготовке брошюры.

Что советует Дейл Карнеги?

КАК НАЧИНАТЬ ВЫСТУПЛЕНИЕ

Начало выступления представляет наибольшую трудность, но в то же время оно является исключительно важным, ибо в этот момент ум слушателей свеж, и на него сравнительно легко произвести впечатление. Если полагаться на случайность, то это может привести к слишком серьезным последствиям: начало выступления следует тщательно готовить заранее.

КАК ЗАИНТЕРЕСОВАТЬ ВАШИХ СЛУШАТЕЛЕЙ

КАК СДЕЛАТЬ ЯСНЫМ СМЫСЛ ВАШЕГО ВЫСТУПЛЕНИЯ

Не выступайте, когда вы утомлены. Отдохните, восстановите свои силы, накопите в себе резерв энергии.

Дейл Карнеги

Сделайте ваши абстрактные утверждения понятными, сопроводив их конкретными примерами и случаями.

КАК ЗАКАНЧИВАТЬ ВЫСТУПЛЕНИЕ

Подготовьте хорошее начало и хороший конец выступления и сделайте так, чтобы они были связаны друг с другом. Всегда прекращайте свое выступление прежде, чем ваши слушатели захотят этого. Помните: " После пика популярности очень скоро наступает пресыщение".

Р. S. Рассказывают, что жители одного из африканских племен разрешают оратору говорить ровно столько времени, сколько он может простоять на одной ноге. Когда большой палец поднятой ноги касается земли, оратор должен окончить свою речь.

ЛИТЕРАТУРА

1. Карнеги Дейл - Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично.- Центр "Русская тройка", "Комета", 1989.

2. Кротов В.-Словарь парадоксальных определений.-М.:Крон-Пресс, 1995.

3. Таранов П.С.-У правление без тайн.-Симферополь, "Таврида", 1993.

Рис.1 Один из вариантов оптимального расположения материалов доклада на стенде.

Рис. 2. Другой вариант оптимального расположения материалов доклада на стенде.