Документооборот и делопроизводство это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управления предприятием. От качества постановки делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, уровень организации труда, культуры работы аппарата, степень использования накопленной информации в будущем. Принятие любого решения базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной, оперативной. Носителем информации в процессе управления является документ. Все формы деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством реализации, возложенных на аппарат управления функций.

Традиционные средства делопроизводства имеют ряд "узких мест", например: сложность и низкая скорость поиска документов, большие затраты на копирование, размножение и пересылку документов. сложность и низкая эффективность контроля исполнения документов, особенно поэтапного контроля. Средства автоматизации и вычислительной техники призваны устранить имеющиеся узкие места, свести к минимуму нетворческий труд всех сотрудников аппарата управления, повысить эффективность и качество процесса управления.

Универсальные Системы Управления Документооборотом (СУД) имеют солидные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Как правило, они определяют следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

· полный контроль над документом;

· право редактировать, но не уничтожать документ;

· право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

· право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;

· право читать документ, но не редактировать;

· право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

· полное отсутствие прав доступа к документу.

Каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история работы с документами может быть легко отслежена. Все СУД в той или иной степени придерживаются парадигмы "шкаф полка папка": документ помещается в папку, она, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения неограниченно. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится в определенном администратором месте. Некоторые СУД предоставляют еще более мощные средства за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы), причем эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде. Когда с документом работают несколько пользователей или когда он проходит через процедуру согласований, очень удобным средством является использование версий и подверсий документа. Допустим, автор создал документ и передал его следующему пользователю. Этот пользователь изменил документ и создал на его основе новую версию. Затем он передал документ третьему пользователю, который создал третью версию. Спустя некоторое время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, автор решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. СУД автоматически отслеживают версии и подверсии документов, и пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является самой последней по счету или по времени. Наиболее полно проблемы организации документооборота рассмотрены в статье [1].

Все эти возможности весьма ценны, но явно недостаточны для организации коллективной работы с документами. Они привязаны непосредственно к архиву и не затрагивают собственно документооборот. Прежде чем говорить о документообороте, я бы хотел остановиться на используемых терминах. К сожалению, терминология до сих пор не устоялась, и часто под документооборотом подразумевают саму систему управления документами. Но это несколько разные понятия. Под документооборотом будем понимать средства организации движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Понятно, что под движением мы имеем в виду не физическое перемещение документов, так как они чаще всего остаются на сервере, а передачу прав на их использование с уведомлением пользователей и контролем исполнения. Модули СУД, отвечающие за документооборот, называют модулями маршрутизации документов. Используемый в англоязычной литературе термин "workflow" на самом деле гораздо шире понятия "документооборот" и часто трактуется как автоматизация деловых процессов (или бизнес-процессов). Однако в контексте работы систем управления документами его с некоторой натяжкой можно отождествить с документооборотом.

В общем случае различают свободную и жесткую маршрутизацию документов. При свободной маршрутизации любой участвующий в процессе пользователь может по своему усмотрению изменить существующий или задать новый маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго определены, и пользователи не вправе их менять. Однако такой схемой предусматривается обработка логических операций, когда маршрут может быть изменен в соответствии с некоторыми наперед заданными условиями. Например, если к пользователю Иванову пришел документ, у которого в качестве атрибута ”Cистема проектирования” стоит “AutoCad 2000”, то документ далее пересылается в архив, а если “ProEngeneer” то передается пользователю Петрову. В некоторых универсальных СУД модуль маршрутизации входит в базовый комплект, в других его необходимо покупать отдельно.

В последнее время проблема организации сред управления документопотоками стала чрезвычайно актуальной. В большинстве организаций уже не возникает вопрос о том как организовать систему управления документооборотом – разнообразные системы в достаточном количестве представлены на рынке, а чаще всего наиболее остро возникает потребность расширения существующей системы, настройки ее под специфические потребности конкретной организации или учебного заведения. Жесткая логика функционирования большинства систем не позволяет расширять возможности системы а закрытый чаще всего не модульный дизайн архитектуры препятствует расширению функциональности.

Одним из универсальных подходов решения данной задачи можно считать создание систем с так называемым ‘умным’ маршрутизатором, который поддерживает внутри себя простой язык управления маршрутами, достаточный для работы с документом в сложных распределенных системах. Рассмотрим для начала систему Lotus Notes на основе которой была разработана система для управления документопотоками в распределенных средах.

Lotus Notes - это многосторонний продукт, включающий в себя столь обширную функциональность, что это делает его кардинально отличным от других приложений. Работа современных организаций, будь то коммерческие структуры или государственные, основана на активном взаимодействии людей, подразделений и других, внешних по отношению к ним, организаций. Все формы такого взаимодействия можно разбить на три группы или так называемые три "К": Коммуникации, Кооперация, Координирование. Если говорить о компьютерных технологиях, которые отвечают и поддерживают эти три формы взаимодействия, то это, соответственно:

· Электронная почта и системы пересылки сообщений

· Базы данных коллективного доступа:

· Средства автоматизации деловых процедур (workflow)

Основу Lotus Domino и Notes как раз и составляют перечисленные выше три технологии. Lotus Domino и Notes можно было бы охарактеризовать как систему распределенных баз данных коллективного доступа, интегрированную с возможностями электронной почты. База данных коллективного доступа подразумевает возможности большого количества пользователей одновременно осуществлять доступ и обновлять содержание баз. Под распределенностью имеется в виду то, что базы данных могут располагаться одновременно на большом количестве серверов, которые периодически пересылают друг другу обновления так, что через определенное время изменения в данных, сделанные на одном сервере достигнут любого другого. Этот процесс называется репликацией. Под базами данных, интегрированными с возможностями электронной почты, имеются в виду то, что не только люди-пользователи Notes могут обмениваться почтовыми сообщениями, но и базы данных и приложения Notes могут посылать документы и сообщения, как людям, так и другим базам данных и приложениям Notes.

В рамках кафедры CAПР CПБГЭТУ докладчик под руководством профессора Анисимова В.И. в качестве дипломного проекта разработал действующий вариант системы, в которой для управления следованием документа применялся специальный язык управления. Система разрабатывалась для сред CAПР и получила название CADDocs.

Подсистема маршрутизации документов в системе сочетает в себе возможности как последовательной, так и параллельной рассылки с условиями и ветвлением. Она реализована в виде дополнения к текущей системе маршрутизации применяемой в CADDocs - все письма проходят через центральный узел маршрутизатора, уникального для каждого локальной организации.

Текущая реализация компонент ‘умного’ маршрутизатора:

· Депозитарий и конфигуратор стандартных маршрутов-сценариев представляет собой графический интерфейс для создания новых маршрутов.

· Конфигуратор маршрутов предназначен для работы со сценариями в системе. он обеспечивает единый для всех документов, гибкий и мощный графический пользовательский интерфейс. Конфигуратор может быть активизирован во всех открытых для редактирования документах путем раскрытия секции "Конфигуратор маршрутов".

Основные функции:

1. создание маршрутов

2. удаление маршрутов

3. сохранение маршрутов

4. загрузка маршрутов

5. редактирование текущих маршрутов

6. просмотр полного маршрута

Система CADDocs по умолчанию поддерживает некоторый базовый набор стандартных функций делопроизводства:

· согласование - представляет собой рассылку документа всем адресатам в их Локальное Место Делопроизводства (ЛМД). Может быть инициирована из ЛМД автора или приложения. Получивший документ нажимает на кнопку "Согласовано" или "Послать на доработку". Все отметки о том, что сотрудник согласен с указанным документом или послал его на доработку (поле комменатриев с указанием причины отказа и пожеланий), будут ставиться в исходный документ соответственно в ЛМД или в приложение.

· ознакомление - представляет из себя рассылку документа всем адресатам в их ЛМД. Может быть инициирована из ЛМД автора или из приложений. Получивший документ нажимает на кнопку "Я ознакомлен". Все отметки о том, что сотрудник просмотрел указанный документ будут ставиться в исходный документ соответственно в ЛМД автора или в приложение.

· визирование - представляет собой рассылку документов пользователям в ЛМД и дальнейший процесс их подтверждения с помощью графической подписи. Каждый участник рассылки может утвердить (подписать) документ и отклонить (отказаться подписывать) документ.

· утверждение - документ утверждают руководящие структуры, после согласования с другими сотрудниками. Автор документа после того, как документ (пример - проект) согласован, отправляет на утверждение начальству вместе с информацией о согласии сотрудников, принимавших участие в согласовании.

· авто-регистрация - входящий в организацию документ (факс) после некоторого времени регистрируется не сотрудником, а автоматически, если в его конфигурационном документе стоит флажок, разрешающий авто-регистрацию. Пример: Сотруднику нужно подписать у руководящих инстанций документ и отправить его факсом. Он создает факс, пошлет его на визирование и в параметре “Успешное выполнение” ставит действие “Авто-регистрировать”.

· поручения - это документ, предписывающий исполнителю сделать какое-либо физическое действие. Поручение может быть создано на любом этапе любого вида рассылки, если участник рассылки не может решить вопрос о визировании( согласовании, утверждении) самостоятельно и ему нужна помощь исполнителя. Пример: Если начальник, получив документ, не хочет (не может) по каким-либо причинам ( нет достаточной информации, нет времени и т.д.) вынести решение, то он может поручить его своему подчиненному. По результатам выполнения поручения начальник выбирает дальнейшие действия с документом ( подписать, отослать обратно, согласовывать или нет).

В данный момент система CADDocs модифицируется для поддержки глобальной сети Интернет.

Литература

1. Фомичев П.Б. Использование систем управления документооборотом в средах САПР. //Тез. докл. конф. «Компьютерные технологии, коммуникации, численные методы и математическое моделирование». СПб., 17 дек. 2002. СПб.:Изд-во СПбГТУ, 2002. С.62-63.

2. Lotus Notes R5 User’s Guide